Verwendungs­nachweis nach der Zusage: welche Nachweise fällig sind

Mit der Zusage steht fest, dass gefördert wird. Offen ist der Nachweis, dass die Maßnahme so umgesetzt wurde wie beantragt. Zwei Dinge machen diesen Schritt unangenehm: Die Frist steht in erster Linie in Ihrer Zusage, und was gilt, wenn sie dazu schweigt, hängt am Programm und nicht an einer einzigen Regel für alle. Und der Nachweis verlangt Unterlagen aus der Zeit vor dem Auftrag.

Warum nach der Zusage ein zweiter Vorgang beginnt

Für Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt ist der Nachweis im Haushaltsrecht angelegt. § 44 Abs. 1 Satz 2 BHO bestimmt: „Dabei ist zu bestimmen, wie die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendungen nachzuweisen ist.“ Satz 3 verlangt zusätzlich, dass „ein Prüfungsrecht der zuständigen Dienststelle oder ihrer Beauftragten festzulegen“ ist. Satz 4 stellt die Verwaltungsvorschriften zum Verwendungsnachweis unter das Einvernehmen des Bundesrechnungshofes. Aus diesen Verwaltungsvorschriften stammen die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P, Anlage 2 zur VV Nr. 5.1 zu § 44 BHO), und deren Nr. 6.1 nennt eine Frist: „Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats der Bewilligungsbehörde nachzuweisen (Verwendungsnachweis).“

Ob diese Frist Sie trifft, entscheidet aber nicht das Haushaltsrecht, sondern Ihr Papier. Die ANBest-P sind nach ihrem Vorspann „Bestandteil des Zuwendungsbescheides, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist“; ob Ihr Bescheid sie einbezieht, steht in ihm selbst. Für die Zuschüsse nach der Förderrichtlinie BEG EM vom 17. Juli 2026 ist das ausdrücklich geregelt: Nach ihrer Nummer 9.5.1 ist der Verwendungsnachweis „gemäß den geltenden ANBest-P innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks (Abschluss des Vorhabens), spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats“ einzureichen. Der Bewilligungszeitraum der Zuschussförderung beträgt nach Nummer 9.4.1 derselben Richtlinie 36 Monate ab Zugang des Zuwendungsbescheids beziehungsweise der Zuschusszusage.

Für die Effizienzhaus-Sanierung über die Hausbank gilt eine andere Rechnung. Sie läuft nach der Förderrichtlinie BEG WG vom 17. Juli 2026, deren Zuschussförderung kommunalen Antragstellern vorbehalten ist; private Eigentümer erhalten dort einen Kredit mit Tilgungszuschuss. Nummer 9.5.2 BEG WG verlangt den Verwendungsnachweis „innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Bewilligungszeitraums, spätestens aber innerhalb von 54 Monaten nach Zusage“ bei der KfW. Gerechnet wird also ab dem Ende des Bewilligungszeitraums, nicht ab dem Abschluss des Vorhabens. Wer beide Wege nutzt, hat zwei Fristen und darf sie nicht gleichsetzen.

Geprüft wird nicht, ob sauber gearbeitet wurde, sondern ob das Gebaute dem entspricht, was beantragt und zugesagt war. Deshalb besteht die Akte aus zwei Sorten Papier: aus dem, was während der Umsetzung entsteht, und aus dem, was vor dem Auftrag entstanden ist.

Der Nachweis greift auf die Zeit vor dem Auftrag zurück

Die Regel, die schon vor dem Antrag über die Förderung entscheidet, wirkt bis in den Verwendungsnachweis hinein: Der Antrag gehört vor die Auftragsvergabe. Warum der Abschluss eines Liefer- oder Leistungsvertrags die kritische Linie ist, steht in Antrag vor Auftragsvergabe: der teuerste Fehler bei Förderanträgen.

Im Nachweis taucht diese Phase wieder auf, denn ihre Unterlagen belegen, dass die Reihenfolge stimmte. Drei sind es regelmäßig:

• Die Bestätigung zum Antrag. Bei der Wärmepumpe von einem Fachunternehmen oder einem Energieeffizienz-Experten, bei der Effizienzhaus-Sanierung zur vorher festgelegten Effizienzhaus-Stufe.
• Der Liefer- oder Leistungsvertrag mit aufschiebender oder auflösender Bedingung. Wie er formuliert wird, zeigt Liefer- und Leistungsvertrag mit aufschiebender Bedingung: Muster.
• Der Antrag selbst, gestellt vor Vorhabenbeginn beziehungsweise vor dem Auftrag, bei der Effizienzhaus-Sanierung über die Hausbank.

Wer diese Papiere von Anfang an in einem Ordner sammelt, hat den Nachweis halb fertig, bevor der erste Handwerker kommt.

Was je Maßnahme verlangt wird

Die Nachweisliste unterscheidet sich je Maßnahme. Die Übersicht fasst zusammen, was regelmäßig verlangt wird, getrennt nach beiden Phasen. Maßgeblich bleiben die Förderrichtlinie des Programms und Ihr Bescheid.

Bei der Effizienzhaus-Sanierung ist der Energieeffizienz-Experte für das Programm verpflichtend: Ohne ihn gibt es keine Bestätigung zum Antrag und am Ende keinen Nachweis je Effizienzhaus-Stufe. Auch bei den Einzelmaßnahmen an der Gebäudehülle, zu denen neben der Dämmung die Fenster und Außentüren zählen, schreibt das BAFA: „Die Antragstellung erfordert die Einbindung eines Energieeffizienz-Experten (EEE).“ Wann er gebraucht wird und was er kostet, klärt wann der Energieeffizienz-Experte Pflicht ist.

Die Zeile zur Photovoltaik nennt eine Pflicht, die auch ohne Förderung gilt. § 5 Abs. 5 Satz 1 MaStRV bestimmt, dass Registrierungen im Fall von Einheiten und EEG-Anlagen innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme erfolgen müssen: eine Registerpflicht, keine Förderfrist. Sie fällt nur in denselben Zeitraum und geht deshalb unter.

Was sich später nicht nachholen lässt

Ein Teil der Unterlagen entsteht auf Zuruf: Eine Rechnung lässt sich anfordern, eine Fachunternehmererklärung ebenso. Ein Foto vom alten Fenster nicht. Steht „Fotos vom Zustand vorher und nachher“ in Ihrer Liste, ist der letzte mögliche Zeitpunkt für die Hälfte davon der Morgen vor dem Ausbau.

FörderPilot rechnet je Maßnahme den Zuschuss und stellt dazu eine eigene Checkliste bereit, deren Punkte sich abhaken lassen. Sie ist nicht die Übersicht aus diesem Beitrag: Beide sind unterschiedlich zugeschnitten, und keine von beiden ersetzt die Aufzählung in Ihrer Zusage oder die jeweils aktuelle Förderrichtlinie. Was die Checkliste leistet, ist der Zeitpunkt: Sie steht schon vor dem Antrag auf dem Bildschirm, nicht erst nach den Arbeiten.

Steuerbonus statt Zuschuss: ein anderer Nachweis

Wer statt des Zuschusses die Steuerermäßigung nach § 35c EStG nutzt, führt seinen Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Beide Wege nebeneinander gibt es nicht: Nach § 35c Abs. 3 EStG ist die Steuerermäßigung nicht zu gewähren, wenn „es sich um eine öffentlich geförderte Maßnahme handelt, für die zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse in Anspruch genommen werden“. Drei Nachweise verlangt der Steuerweg:

• Bescheinigung des ausführenden Fachunternehmens nach amtlich vorgeschriebenem Muster (§ 35c Abs. 1 EStG).
• Rechnung, die die förderungsfähigen energetischen Maßnahmen, die Arbeitsleistung des Fachunternehmens und die Adresse des begünstigten Objekts ausweist und in deutscher Sprache ausgefertigt ist (§ 35c Abs. 4 Nr. 1 EStG).
• Zahlung auf das Konto des Erbringers der Leistung (§ 35c Abs. 4 Nr. 2 EStG). Barzahlung schließt die Ermäßigung aus.

Welcher Weg mehr bringt, ist eine Rechenfrage; die Beträge stehen nebeneinander in Steuerbonus oder Zuschuss: § 35c EStG oder BEG-Förderung. Für den Nachweis gilt in beiden Fällen dasselbe: Die Unterlagen entstehen während der Maßnahme, nicht danach.

Häufige Fragen

Wann muss der Verwendungs­nachweis eingereicht werden?

In erster Linie steht die Frist in Ihrem Bewilligungsbescheid beziehungsweise in Ihrer Zusage und ist je Programm verschieden. Regelt das Papier nichts Eigenes, gilt die Frist der Förderrichtlinie, und die beiden BEG-Wege unterscheiden sich: Für die Zuschussförderung verlangt Nummer 9.5.1 BEG EM den Nachweis gemäß den geltenden ANBest-P innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats. Für die Effizienzhaus-Sanierung über die Hausbank nennt Nummer 9.5.2 BEG WG sechs Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraums, höchstens 54 Monate nach Zusage. Grundlage im Haushaltsrecht ist § 44 Abs. 1 BHO, dessen Satz 2 verlangt, dass der Nachweis überhaupt geregelt wird.

Welche Unterlagen verlangt der Verwendungs­nachweis bei einer Wärmepumpe?

Nach der Umsetzung sind Rechnungen und die Fachunternehmererklärung einzureichen. Aus der Zeit davor gehören dazu die Bestätigung zum Antrag (BzA) von einem Fachunternehmen oder einem Energieeffizienz-Experten, ein Liefer- oder Leistungsvertrag mit aufschiebender oder auflösender Bedingung und der Antrag bei der KfW vor Vorhabenbeginn. Was im Einzelfall gefordert ist, zählt Ihr Bewilligungsbescheid auf.

Brauche ich Fotos für den Verwendungs­nachweis?

Bei Fenstern und Außentüren gehören Fotos vom Zustand vorher und nachher zur Nachweisliste. Das Vorher-Foto lässt sich nicht nachholen: Es entsteht, solange das alte Bauteil eingebaut ist. Bei anderen Maßnahmen stehen Rechnungen und die Fachunternehmererklärung im Vordergrund. Maßgeblich ist die Aufzählung in Ihrem Bewilligungsbescheid.

Kann ich Zuschuss und Steuerermäßigung nach § 35c EStG kombinieren?

Nein. Nach § 35c Abs. 3 EStG ist die Steuerermäßigung nicht zu gewähren, wenn es sich um eine öffentlich geförderte Maßnahme handelt, für die zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse in Anspruch genommen werden. Dasselbe gilt bei einer Steuerbegünstigung nach § 10f oder einer Steuerermäßigung nach § 35a. Sie entscheiden sich je Maßnahme für einen Weg.

Bis wann muss eine Photovoltaikanlage im Marktstammdatenregister stehen?

Innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme. § 5 Abs. 5 Satz 1 MaStRV bestimmt, dass Registrierungen im Fall von Einheiten und EEG-Anlagen innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme erfolgen müssen. Das ist eine eigenständige Registerpflicht und keine Förderfrist: Sie gilt unabhängig davon, ob für die Anlage eine Förderung in Anspruch genommen wird.

Das Wichtigste in Kürze

Keine Rechts- oder Steuerberatung: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Förderberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Förderrichtlinien und Ihr Bewilligungsbescheid.